Sistem Baru, Key-In Tanpa Lemot

Sudah bertahun-tahun situs unisys menemani proses Key-In mahasiswa UII. Selama itu pula keberadaan unisys selalu mendapat hujatan tiap kali proses Key-In berlangsung. Meski begitu, siapa yang sangka jika besar kemungkinan bulan Februari lalu adalah saat terakhir mahasiswa UII bisa menggunakan situs unisys untuk Key-In?

Taman Siswa-Keadilan, Key-In RAS (Key-In) merupakan pengambilan rencana studi yang dilakukan mahasiswa Universitas Islam Indonesia (UII) sebelum menjalankan semester perkuliahan yang dilakukan dengan menggunakan situs unisys.uii.ac.id (unisys). Setiap fakultas memiliki jadwal masing-masing dan khusus Fakultas Hukum UII (FH UII), Key-In semester genap tahun ajaran 2020/2021 dilaksanakan pada 13-14 Februari 2020.

Berbagai hambatan kerap kali mewarnai masa Key-In. Periode kali ini pun dihiasi oleh keluhan-keluhan dari mahasiswa yang salah satu alasannya timbul akibat sulitnya bagi para mahasiswa untuk mengakses situs unisys. “Kalau mau masuk di menit pertama itu loh susah…., biasanya kalau 8:30 Key-In, baru bisa masuk 8:38 atau lebih gitu,” ujar Muhammad Fakhri Ashidiqi, mahasiswa FH UII angkatan 2016.

Sulitnya masuk ke situs unisys kala Key-In juga dikeluhkan oleh Annisa Jeflina Arrofani, mahasiswi FH UII angkatan 2017. Akibatnya, Annisa hanya dapat memperoleh 18 satuan kredit semester (SKS) dari maksimal 24. “Itu benar-benar aku baru masuk ke unysis sekitar 10 menit setelah masa Key-In dan SKS-ku baru full itu di hari keempat pas revisi.”

Beberapa mahasiswa sebenarnya sudah memiliki cara masing-masing untuk mengatasi masalah sistem Key-In yang sering sulit diakses. Misalnya Fakhri yang menggunakan auto refresh yang bisa digunakan pada perangkat lunak. Hanya saja untuk Key-In kali ini, cara tersebut tetap tidak berhasil untuk diterapkan.

Lain halnya dengan Annisa yang menggunakan Virtual Private Network (VPN) untuk mengantisipasi sulitnya masuk ke situs unisys. Namun, cara tersebut tidak benar-benar efektif. “Aku udah coba tuh VPN UII buat masa revisi dan rupanya VPN itu aksesnya rumit,” keluhnya.

Tak ingin masalah yang sama terus terjadi selama Key-In, Annisa pun menyampaikan harapannya kepada pihak kampus. “Harapannya sih kayak server-nya diperbaiki, atau kita dalam satu hari itu ya cuma untuk satu fakultas aja yang Key-In”. Menurut Annisa, jika fakultas yang Key-In pada waktu sama lebih dari satu dapat menyebabkan kecepatan server dari unisys melemah.

Menanggapi keluhan tersebut, Ari Wibowo selaku Sekretaris Program Studi FH UII mengatakan bahwa beberapa mahasiswa memang sulit memperoleh mata kuliah yang dibutuhkan karena adanya perubahan kurikulum. Kurikulum 2017 yang belum lama digalakkan telah mengubah susunan mata kuliah yang bisa diambil. “Jadi kemarin beberapa kelas peminatnya sedikit, beberapa kelas peminatnya membeludak,” paparnya.

Ari menambahkan jika yang menjadi masalah bagi para mahasiswa adalah terkait kesulitan akses masuk ke unisys, maka hal tersebut sudah termasuk wewenang Badan Sistem Informasi UII (BSI UII) yang berada dalam naungan universitas. Terkait Key-In bagi mahasiswa FH UII, pihak fakultas sendiri telah menyampaikan komplain ke pihak BSI UII untuk ditangani. “Kalau ada kelemahan, kita komplainnya ke sana. Mereka yang menemukan solusinya.”

Selamat Tinggal Unisys

Mukhammad Andri Setiawan selaku Kepala BSI UII menanggapi bahwa situs unisys yang digunakan untuk Key-In sudah tidak relevan untuk digunakan saat ini. Oleh karenanya, saat ini sedang disiapkan perubahan sistem untuk menangani masalah Key-In. Sistem ini bernama UIIRAS yang merupakan salah satu laman pada situs UIIGateway. Proses peralihan sistem dari Key-In  Unisys ke UIIRAS sendiri telah dimulai sejak tahun 2017 lalu. Namun UIIRAS belum berlaku untuk semua fakultas karena masih dalam tahap uji coba.

Demi dapat menggunakan sistem pengganti unisys, kampus sampai harus merogoh kocek lebih dari 1 miliar rupiah. Mengenai biaya besar tersebut Andri juga memberikan sedikit klarifikasi, “Tapi 1 M itu bukan UIIRAS only loh ya….. Kayak tagihan (tagihan.uii.ac.id) itu kan kita masukkan juga ke UIIGateway.”

Saat ini sistem UIIRAS sudah digunakan oleh tiga fakultas, yakni Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, Fakultas Teknologi Industri, serta Fakultas Ilmu Agama Islam. “Insyaallah mulai semester depan. Kemarin kita sudah rapat, salah satu kesepakatannya akan running seluruh fakultas,” ujar Andri kala ditanyakan kapan sistem UIIRAS dapat digunakan secara menyeluruh di UII.

Seiring dengan akan digunakannya UIIRAS secara menyeluruh, maka para mahasiswa UII sudah harus siap untuk berpisah dengan unisys. Sistem yang sudah digunakan sekitar 20 tahun tersebut tidak lama lagi akan segera diganti. “Jadi unisys itu ke depan akan menjadi kenangan saja, sekarang sudah pindah ke sini (UIIRAS),” pungkas Andri.

Reportase bersama: Kirana Nandika, Mirza Agung, Erlang Wahyu, Imroatur Rohmatillah, Annisa Izzati, Geary Abimanyu.