Gagalnya Konsep Open Tender Almamater UII, Salah Siapa?

PT Zhenawesome Kreasi Nusantara menjadi pemenang tender almamater 2022

Kaliurang-Keadilan. Universitas Islam Indonesia (UII) menganut sistem Student Government (SG), dimana keduanya memiliki kedudukan yang tinggi. Adanya SG membuat mahasiswa bisa mengatur segala urusan tentang keorganisasian mahasiswa maupun mengadakan kegiatan yang langsung mengarah pada kepentingan mahasiswa. Seperti dikutip dalam website Dewan Perwakilan Mahasiswa Universitas Islam Indonesia (DPM UII), “Student government bermakna pemerintahan dari, untuk,  dan oleh mahasiswa. Dengan demikian, pelaksanaan atau sistem kelembagaan di Keluarga Mahasiswa Universitas Islam Indonesia (KM UII) dilakukan oleh mahasiswa UII, dari mahasiswa UII, dan untuk mahasiswa UII itu sendiri. Pelaksanaan sistem kelembagaan yang demikian itu mensyaratkan adanya dua aspek, yakni kemandirian dan independensi dalam berlembaga”.

Berdasarkan Peraturan Keluarga Mahasiswa (PKM) Nomor 8 Tahun 2019 Tentang Perubahan PKM Nomor 4 Tahun 2018 Tentang Produksi Jas Almamater, DPM sebagai lembaga tertinggi di lingkup kelembagaan mahasiswa memiliki kewenangan untuk melakukan pengadaan jas almamater. Kewenangan DPM untuk melakukan pengadaan jas almamater ini adalah salah satu contoh implementasi dari SG. “Kewenangan DPM untuk mengadakan jas almamater merupakan bagian implementasi dari SG yang salah satunya adalah jas almet dianggap bagian dari tanggung jawab DPM kepada mahasiswa,” ujar Beni selaku Direktur Pembinaan Kemahasiswaan.

Mekanisme Pengadaan Jas Almamater Oleh DPM

DPM dalam melakukan melakukan produksi dan membantu proses distribusi almamater, mereka membentuk Tim Jas Almamater. Hasrullah Rizky selaku Ketua Tim Jas Almamater periode tahun 2022 mengatakan “Tim jas almet itu membantu kemahasiswaan (dalam) segala macam recruitment, pendistribusian. Kami sebagai tim memberikan wadah kepada semua tender-tender untuk bagaimana caranya berkolaborasi bersama UII.”

Pencarian vendor dalam memproduksi almamater dilakukan oleh tim tersebut menggunakan sistem open tender, di mana tim akan mengumumkan rekrutmen tender dan siapapun boleh mengikuti tender tersebut dengan syarat yang ditentukan oleh tim dan PKM. “Yang pertama harus PT bukan CV, yang kedua segala macam NPWP surat-surat lengkap dan pernah melakukan pengerjaan lebih dari lima sampai 10 ribu. Artinya udah ada pengalaman kerja di bidangnya,” ujar Hasrullah mengenai syarat vendor dalam mengikuti open tender. Dijelaskan pada Pasal 9 ayat (2) dan Pasal 10 ayat (10) PKM pengumuman open tender diinformasikan melalui media dan pemenangnya diumumkan secara terbuka oleh DPM.

Setelah melakukan pengumuman open tender, tim jas melakukan seleksi terhadap vendor selambat-lambatnya dua minggu sehabis presentasi yang dilakukan oleh setiap vendor. “Kita itu melakukan penanyaan selama dua minggu dari tahapan seleksi. Selama dua minggu terdiri dari tahapan seleksi satu dan dua. Berdasarkan landasan formil, menentukan vendor yang ikut terlibat dari pembuatan jas almamater 2022,” ujar  Hasrullah. Dua tahap seleksi yang dimaksud diatur dalam PKM Pasal 10. Seleksi tahap satu berupa penjelasan setiap vendor tentang spesifikasi, bahan yang digunakan, dan biaya. Sedangkan seleksi tahap dua berupa bahan yang akan digunakan, biaya, waktu proses produksi, waktu kerja, mekanisme pembayaran, dan perjanjian produksi.

Permasalahan yang Kerap Terjadi

Pada pengadaan jas almamater tahun 2022, pemberitahuan terkait pemenang hasil dari open tender kurang terjangkau oleh KM. Akibatnya, sampai sekarang tidak ada bukti bahwa DPM pernah mengumumkan secara terbuka pemenang dari open tender itu sendiri. Dalam unggahan Instagram di akun DPM, hanya ditemui pengumuman pemenang open tender pengadaan jas tahun 2021. “Kemarin itu sempat saya yang pegang IG DPM itu kan Mas Fadli. Saya umumin pemenangnya, minta tolong ke sekretaris saya buat. Saya kasih lampirannya ke Mas Fadli. Mas Fadli langsung upload di IG DPM. Masih ada itu di IG DPM kalau enggak di arsipin,” penjelasan Hasrullah ketika ditanyai mengenai hal ini.

Tak hanya pengumuman pemenang open tender saja, PT. Zhenawesome Kreasi Nusantara sebagai vendor pemenang tidak menepati ketentuan Memorandum of Understanding (MoU) yang sudah ditandatangani bersama. Produksi jas tidak selesai tepat waktu dan banyak ketentuan-ketentuan lain yang tidak sesuai. Masalah ini membuat PT. Zhenawesome Kreasi Nusantara akhirnya di-blacklist untuk kembali mengikuti open vendor periode selanjutnya. “Banyak keterlambatan yang terjadi dan ketentuan tidak sesuai dengan MoU. Karena beban saya pada kemahasiswaan dan juga teman-teman DPM yang baru, saya memutuskan untuk mem-blacklist,” ujar Hasrullah.

Hal ini diduga oleh Hasrullah terjadi karena PT yang akhirnya resmi menjadi ventor tersebut menjanjikan banyak hal pada tahap seleksi, “Ya tidak sesuai saja dengan apa yang mereka paparkan. Mereka ingin memperlihatkan yang terbaik tapi ketika di lapangan jujur zonk dan segala macam penilain memang mengikuti penilaian sesuai omongan dari dia (PT),” ungkap  Hasrullah. Dalam perjanjian awal disebutkan bahwa  proses produksi jas selesai dalam waktu tiga bulan. Namun, vendor tidak bisa menyelesaikan produksi jas sesuai perjanjian. “Di MoU kan tiga bulan perjanjiannya, cuman ternyata lebih dari tiga bulan. Ternyata hanya omong doang supaya menang,” tambahnya.

Masalah vendor juga tidak hanya terjadi pada periode ini. Vendor periode lalu, PT Nusantara Mega Textile juga mengalami banyak masalah. “Mulai dari cacat pakaian, ukuran tidak sesuai, terdapat dua tempat produksi, sehingga kami selaku tim susah untuk melakukan survei. Jadi saya  blacklist juga,” ucap Hasrullah. Melihat pengadaan tahun ini dan tahun lalu, sudah dua kali berturut-turut  PT yang menangani jas almamater terkena blacklist karena terdapat masalah dalam proses produksinya.

Masalah lain juga datang dari sizing yang selalu berbeda-beda setiap tahunnya. Perbedaan sizing terjadi karena vendor setiap tahun berbeda dan dalam PKM tidak diatur sizing secara rinci. Beni selaku rektorat sudah memberikan arahan kepada tim tentang permasalahan sizing ini. “Rektorat memberikan poin arahan. Bahwa yang jadi catatan kita selama ini, seringkali setiap angkatan vendornya kan berbeda, contoh angkatan 2020-2021 kita temukan perbedaan size. Jadi, sama-sama M tidak sama karena vendornya berbeda. kita pengen size-nya konsisten,” ujar Beni.

Pengawasan yang baik sebenarnya bisa menjadi  solusi permasalahan vendor, baik itu dari  rektorat maupun DPM sendiri. Pasal 11 PKM tentang pengawasan menjelaskan bahwa pengawasan dilakukan oleh pihak rektorat dan DPM. Hasrullah menjelaskan bahwa kewenangan pengawasan yang besar ada pada Tim Jas Almamater itu sendiri. “Kalau dibilang fungsi pengawasan itu, tim almet hak wewenangnya lebih besar. Kalau dari rektorat sendiri mungkin punya rasa tanggung jawabnya saja,” ujar Hasrullah.

Ketentuan denda yang ada pada MoU juga terlalu minim. Hasrullah mengungkapkan bahwa “Mulai dari denda dan segala macam itu sudah disepakati, dan itu keteledoran saya, terlalu meniru MoU kemarin. Jadi, saya kira sudah kuat banget nih MoU-nya. Ternyata ya dendanya sangat minim, cuma 0,5 persen dari biaya dan itu keteledoran saya terlalu meniru MoU kemarin.”

Hasrullah mengatakan dari berbagai permasalahan yang terjadi, Tim Jas Almamater selaku pihak yang diberikan kewenangan agar supaya bisa lebih berhati-hati kembali dalam memilih vendor. Tidak terlalu termakan omongan atau janji-janji pada saat presentasi dan harus melakukan survei terlebih dahulu sebelum mengumumkan pemenang. “Sebelum memutuskan pemenang harus survey dulu karena berdasarkan penilaian saya yang penting PT. Masukan lain dari kemahasiswaan agar tidak terjadi masalah keterlambatan produksi, tim almat bisa mengecek track record PT nya, lebih teliti, dan tidak terlalu percaya omongan interview dan yang terakhir vendor bisa memberikan uang jaminan 10 persen dari modal pengadaan sehingga ada rasa takut jika terjadi keterlambatan”.

Liputan bersama: Vania Lutfi Safira Erlangga, Anisa ‘Izzati dan Himawan Gerrenove Vippianto

Khatibul Alfairuz

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *